随着时间的推移，我们在熟练使用CRM系统的基础上，遵循四个步骤可以创建一个更好的组织文档层次结构和工作流，以填补CRM数字文件管理空白，并努力降低风险。


1、版本控制要求及查看权限

每个接触文档的内部团队成员都应该能够在适当的设备上，在合理的范围内，看到当前版本和修订版本。

例如，法律部门需要能够在必要时恢复到以前的版本。围绕版本控制制定严格的制度，包括命名约定、给定工作流中允许的修订数、基于角色的访问规则和最终签出要求。

2、消除搜索文档浪费的时间

除了严格的命名约定外，还可以使用反映组织结构和工作流的文档结构，可以自己定位文档。

再次，与每个利益相关者一起定义这个结构。最后，一定要建立一种衡量结果的方法。跟踪当前所花费的时间，然后设定目标，并在系统运行时对其进行度量。

3、升级安全性，以避免数据被盗或损坏

有了云同步和云备份，就可以在问题出现时获得补救帮助，并提供了一种防止勒索软件的保护。如果您还没有准备好迁移到云，您应该努力制定有关数据的安全策略。

4、制定包含文件位置信息的审核清单

最后是使审计变得容易。创建或监督一份清单，其中最上面是合规所需的文件，包括每个文档的位置信息，详细说明谁有权访问什么，并测试这些细节。最后，确保您的审计定期运行检查表。
 
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